De opzet van de P&C-cyclus is vastgelegd in de nota Planning & Control. De instrumenten/ producten die de gemeenteraad heeft om invulling te kunnen geven aan zijn rol, zijn de kadernota, de programmabegroting, de tussentijdse rapportages (berap) en de jaarstukken. In de Auditcommissie worden onderdelen van de P&C-cyclus geëvalueerd.
Rechtmatigheid/ Doelmatigheid en doeltreffendheid/ Interne controle
Rechtmatigheidsverantwoording door het college
Met ingang van verslagjaar 2023 moet het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening een rechtmatigheids verantwoording afgeven. Op die wijze legt het college expliciet verantwoording af over het rechtmatig handelen in de organisatie.
Verantwoordingsgrens
Eventueel geconstateerde afwijkingen, voor zover deze boven de door de raad vastgestelde grens uitkomen, worden vermeld. Deze worden automatisch onderdeel van de accountantscontrole op de jaarrekening en zijn daarmee onderdeel van het getrouwheidsoordeel van de accountant. In het door de raad in november vast te stellen Controleprotocol wordt de verantwoordingsgrens voor 2025 bepaald op 2% van de totale lasten, exclusief de dotaties aan de reserves (in 2024 was dit 3% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves). Deze verlaging komt voort uit de nieuwe BBV (Besluit Begroting Verantwoording) en BADO (Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden) regels zoals deze gelden m.i.v. 2025.
Rapportagegrens
In de paragraaf Bedrijfsvoering, onderdeel van het jaarverslag , zet het college uiteen hoe de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen. Daartoe heeft het college een controle- en rapportagesysteem om zicht te hebben op de relevante rechtmatigheidsaspecten in de organisatie, de risico’s op afwijkingen en de daarop genomen beheersmaatregelen, alsmede (een toetsing op) de werking van deze beheersmaatregelen en de uitkomsten daarvan.
Blijven zowel de fouten als de afzonderlijke onduidelijkheden onder de verantwoordingsgrens dan worden geen afwijkingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Wel is het relevant om geconstateerde afwijkingen te vermelden in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hiervoor kan de raad ook een grens met het college afspreken. In het Controleprotocol wordt de rapportagegrens voor 2025 bepaald op 1% (in 2024 1%).
De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat over 3 criteria:
- het voorwaardencriterium
- het begrotingscriterium
- het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)
Doelmatigheid en doeltreffendheid
Met het instellen van de externe rekenkamerfunctie heeft de gemeenteraad het instrument om de doelmatigheid en doeltreffendheid van gemeentelijke beheershandelingen nader te laten onderzoeken.
Het opstellen van een plan van aanpak interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid en het daadwerkelijk uitvoeren hiervan is vastgelegd in de verordening 213a. Dit is een verantwoordelijkheid van het college.
Interne controle
Gemeente Waadhoeke heeft een intern controleplan dat jaarlijks wordt vastgesteld. De rechtmatigheidscontroles en de interne controles vinden in samenhang plaats.
Frauderisicoanalyse
Er is een frauderisicoanalyse, waarin de frauderisico’s in beeld zijn gebracht en waarbij is aangegeven in hoeverre deze worden afgedekt door de getroffen interne beheersmaatregelen. Het document wordt jaarlijks aangepast en aangevuld.
Voor verstrekkingen is er sprake van M&O (misbruik en oneigenlijk) beleid. Aangezien de uitkeringen en voorzieningen Wmo en Jeugd door de Dienst worden verstrekt ligt de uitvoering van dit beleid met name daar.
Continuïteitsrisico's
De continuïteit van de gemeente als instelling kent in geval van nood achtervang door de steun van het rijk in de vorm van de artikel 12 status.
Er zijn geen voornemens/besluiten om in de nabije toekomst belangrijke taken/activiteiten te beëindigen.
Risicomanagement
Risicobewustheid/risicomanagement wordt binnen de organisatie verder onder de aandacht gebracht. Om dit te ondersteunen is de digitale tool NARIS aangeschaft voor nadere analyses en presentaties. Risicomanagement voor de beoordeling van verbonden partijen wordt mede op provinciale schaal in samenwerking met collega's van andere gemeenten opgepakt.